Salam semangat tuk kita semua...!!!

Disini penulis akan sedikit membahas tentang pentingnya sebuah pengarsipan yang baik & benar dilingkungan tempat kita bekerja ( Perusahaan ), penulisan artikel ini terinspirasi karena sipenulis pernah mengikuti pelatihan pada tahun 2015 lalu dengan nara sumbernya Bapak Ir. Sony Ghazali, dalam kesempatan ini penulis sangat menyadari akan kekurangan dalam penulisan artikel ini, oleh karena itu kritik & saran yang membangun akan sangat penulis harapkan guna untuk pembuatan artikel-artikel berikutnya.

Apa yang dimaksud dengan Arsip ??? 

Arsip adalah ( Menurut UU No. 43 Tahun 2009 ) rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi  informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa & bernegara.

Lalu apakah yang dimaksud dengan PENGARSIPAN ???

Pengarsipan adalah menciptakan, mengatur & mengelola arsip / dokumen sehingga bermakna berdaya guna dan aman.

Mengapa Pengarsipan itu sangat penting ??? karena dengan sebuah pengarsipan yang efektif maka pengarsipan tersebut akan memberikan manfaat kepada kita, antara lain  sbb :

  • Memberi Ingatan,
  • Sumber Informasi,
  • Bahan Penelitian,
  • Referensi pengembangan pembangunan,
  • Bukti tertulis, dan
  • Gambar atau peristiwa masa lampau.

Dimana tempat Pengarsipan yang baik ??? pada sebuah instansi / perusahaan biasanya tempat yang baik untuk sebuah pengarsipan adalah sbb :

  • Rak Arsip
  • Lemari Arsip
  • Lemari Arsip Rolling
  • Filling Cabinet
  • Filling Disk
  • Filling Save

Kapan waktu pengarsipan yang baik ???

Pada dasarnya waktu yang terbaik saat pengarsipan adalah langsung pada saat dokumen / berkas itu sendiri telah selesai digunakan fungsinya,karena jika tidak langsung / menunda-nunda dikhawatirkan dokumen/ berkas tersebut hilang atau tercecer.

Siapakah yang melakukan Pengarispan ???

Sudah pasti pihak terkait/berwenang yang melakukan pengarsipan tersebut, karena jika bukan pihak yang terkait/berwenang maka dikhawatirkan pengarsipan tersebut tidak sesuai dengan yang diharapkan baik dari segi bentuk fisik, pemakainnya, keasliannya, kekuatan hukumnya dan fungsinya.

Bagaimana Pengarispan yang efektif ???

Disini penulis akan memberikan urutan urutan tentang bagaimana pengarispan yang efektif, antara lain sbb :

  • Cara Pengelolaan Pengarsipan yang baik ditandai dengan Aman, sedikit mungkin, bermakna & berguna, hemat & sederhana serta mudah, cepat & tepat dalam penemuan kembali, baik dengan penyimpanan sistem manual ataupun elektronik.
  • Cara pencatatan pengarsipan yang baik dengan buku agenda & kartu kendali.
  • Cara penyimpanan Arsip yang baik adalah horizontal filling ( Ruang penyimpanan irit ), Vertikal filling ( tempat penyimpanan luas & perlu media ) dan Literal filling ( gampang dicari ).
  • Cara penyimpanan arsip agar mudah disusun & ditemukan kembali adalah dengan pemeriksaan ( memeriksa arsip ), Mengindek ( memberi kode arsip ), meyortir ( dikelompokkan ), menyimpan ( berdasarkan pilihan kita ).
  • Cara memelihara & menjaga keamanan arsip, Dokumen/berkas yang sudah selesai digunakan fungsinya harus disimpan agar terpelihara dengan baik, dengan media folder, hanging folder, stop map folio, map ordner, kotak & juga amplop. Lalu setelah arsip-arsip tersebut diletakkan sesuai dengan media yang tersedia maka kemudian arsip-arsip tersebut disimpan demi keamanan dengan peralatan antara lain, Rak arsip, lemari arsip, lemari arsip rolling, filling cabinet, filling disk, & filling save. Langkah terakhir untuk memelihara & menjaga keamanan arsip yang tidak kalah penting adalah RUANG PENYIMPANAN ARSIP yang mana Ruang tersebut harus memenuhi unsur berikut ini : Terjaga keamanannya, terang, bebas banjir, hindari tempat yang bocor, harus bersih & Bebas rayap.
  • Cara pemusnahan Arsip yang baik, pertama tama kita harus membuat usulan pemusnahan arsip kepenerbit arsip ( tim penilai arsip & direksi ) kemudian buat berita acara pemusnahan arsip & terakhir lakukan pemusnahan arsip.

Berikut jangka waktu untuk pemusnahan arsip

Bukti pembukuan & keuangan : 10 Tahun
Perhitungan antar bagian/antar kantor setelah hak & kewajiban selesai :   3 Tahun
Pembayaran Bunga & provisi :   5 Tahun
Perpajakan : 10 Tahun
Pendukung keuangan & adminsitrasi lainnya : 10 Tahun
Laporan  : 10 Tahun

Demikanlah artikel ini penulis buat, mudah mudahan dapat bermanfaat untuk kita semua, apabila ada kesalahan penulis memohon maff, wassalam..